Для ефективної роботи треба вміти отримувати максимальну користь із кожної хвилини робочого дня. Керівник будь-якої компанії має знати, що таке управління робочим часом персоналу, а самі фахівці володіти технікою контролю і перерозподілу тимчасових ресурсів.

Управляти своїм робочим часом – це ціле мистецтво, яке балансує між двома полярними сторонами. З однієї сторони, воно допомагає продуктивно використовувати свій час та не витрачати даремно жодної хвилини. З другої, допомагає використовувати цей час максимально ефективно.

Найголовніше в управлінні часом – це ефективне мислення, засноване на розумінні стратегічних корпоративних й особистих цілей. Якщо є усвідомлена необхідність планування, то рано чи пізно навчишся і різних інструментів керування часом: уміння розділяти завдання на ті, які повинен виконати сам, і ті, які можна й потрібно делегувати підлеглим; уміння порівнювати трудомісткість завдань із часом, відведеним на їхнє вирішення; уміння правильно дробити великі завдання і виконувати їх «шматочками»

Основними причинами неефективного використання робочого часу найчастіше є неправильно постановлені задачі, не вміння визначати пріоритети, делегувати повноваження, відволікання уваги на другорядні справи, неефективні зустрічі та наради, непрофесіоналізм підлеглих. 

Процеси управління робочим часом формуються на таких основних принципах:

– чітка постановка мети, вона повинна бути досяжною в часі та можливостях;

• мотивація;
• результативність.

Завдання, які вирішує правильне управління робочим часом, дозволяють працівникові:

• досягти поставлених цілей, витрачаючи при цьому мінімальну кількість часу;
• раціонально розподіляти свій робочий час;
• взяти на себе додаткову роботу, таким чином покращити свій дохід.

Можливість управління робочим часом:

– у компанії встановлений ненормований робочий графік;

– за погодження з керівництвом допускається корекція робочого часу (як варіант, зміщення обідньої перерви).

Загальні рекомендації щодо управління робочим часом:

– щодня складайте план роботи;

– починати організацію часу треба з письмового планування робочого дня;

– групуйте завдання в блоки;

– розраховуйте витрати часу;

– не дозволяйте себе відволікати.

Рекомендації щодо планування й використання часу.

1. Розпочинайте свій робочий день за 10–15 хвилин.
2. Плануйте свій робочий день із максимальним завантаженням на 60%, адже протягом дня доводиться займатися і не запланованими справами.
3. Формуйте щоденні/щотижневі/щомісячні плани.
4. Візьміть за правило перевіряти, чи усі попередні завдання виконані. 

Шляхи удосконалення вміння управляти робочим часом.

Є різні теорії щодо шляхів управління робочим часом працівників. І це безперечно «фотографія робочого дня за посадами». Протягом робочого дня фіксуються усі процеси та дії, які виконує працівник, та аналізується кількість часу, який витрачено на ці процеси. Другий шлях – це звичайно встановлення пріоритетних завдань для виконання персоналом та чітке встановлення задач за посадою на кожен робочий день.

Основні акценти при управлінні робочим часом.

• Організація робочого простору.  З цього потрібно розпочинати увесь процес управління робочим часом, адже правильно організоване робоче місце значно економить робочий час.
• План робочих завдань. Список робочих завданьслід переглядати і перевіряти на актуальність, редагувати його. Кожне завдання повинно мати фіксовані терміни, час початку і закінчення виконання. Планування робочого часу потрібно починати з невеликого проміжку, наприклад тижня, а далі можна пробувати ставити стратегічні плани на більший період. Важливо при складанні плану правильно враховувати пріоритети.
• Чітке визначення мотивації. Ваша мета має бути конкретною і обмеженою тимчасовими рамками. Потрібно також зважати на реальну досяжність мети.
• Концентрація на одному завданні. Варто зосередитися на одному завданні й таким чином зробити всю роботу швидше, що дозволить більш ефективно використовувати весь ваш час.
• Керування інформацією. Варто розділяти інформацію на потрібну та непотрібну. Тоді буде можливість заощадити час та не тримати в голові безглузді думки і неважливі справи.
• Делегування і автоматизація. Розумне делегування справ дасть можливість позбутися виконання поточних завдань, які можна доручити підлеглим.  Потрібно пам’ятати, що вигідніше один раз витратити час на навчання іншої людини робити певну справу, ніж постійно виконувати її самостійно (особливо, якщо вона не відноситься до основних і її цілком може виконати підлеглий працівник).
• Вміння відмовляти. Навчіться говорити «ні», коли вам пропонують виконувати не ваші функціональні обов’язки.
• Раціональне використання часу очікування.  Не витрачайте свій час даремно упродовж очікування. За цей час ви можете зробити важливий дзвінок, спланувати наступний день, зустріч тощо.
• Відновлення сил. Потрібно навчитися планувати свій відпочинок. Якість відновлення внутрішніх сил суттєво впливає на якість виконання роботи та наступних завдань.

Наталія Сайкевич, керівник операційного департаменту мереж “Наш Край”|SPAR

За матеріалами ресурсу https://spar.ua/